Organisation du travail pour les bourreaux administratifs (partie 1)

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Temps de lecture:2Minutes Vous cherchez un système extra-simple mais fonctionnel pour l'organisation du travail? Voulez-vous vous consacrer à votre tâche réelle - traiter avec les gens - et ne pas être « dévoré » par la montagne de papier ?

Organisation du travail pour les bourreaux administratifs (partie 1)

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Dossier de resoumission, dossier suspendu ou classement sont des termes que vous aimeriez fuir? Vous voulez juste bien faire votre travail sans vous perdre dans la paperasse? Le plus simple et le moins compliqué, le mieux, semble être votre devise.

Alors le système suivant pourrait peut-être simplifier votre organisation de travail. L'organisation du travail à cinq cases est attribuée à un pasteur suédois. Le système devrait bien fonctionner même avec de vraies rancunes administratives.

5 + 1 sont le début de votre organisation de travail
Vous avez besoin de 5 grandes boîtes, chacune pouvant contenir des piles de papier jusqu'à 30 cm de haut. Une boîte pour ranger et ranger sur votre bureau peut être plus grande: la boîte pour les vieux papiers. La première étape est maintenant de nettoyer. Regardez toutes les piles sur et autour de votre bureau, y compris toutes les piles sur les buffets et les étagères. Le système par lequel vous rangez et travaillez plus tard est simple. mais ingénieux:

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  1. entrée
  2. à faire
  3. lire
  4. de se défaire
  5. sortir

Regardons le rangement et les cartons en détail.

Encadré 1 de votre nouvelle organisation du travail: entrée
Ici et seulement voici tout le papier qui vous arrive: le nouveau poste, les papiers des collègues et supérieurs, les magazines, etc. Avoir votre première boîte garantit que rien n'est perdu lorsque vous rangez le bureau. Pour le rangement, il est "autorisé" si cette case déborde de plusieurs piles précédentes. Les documents sont d'abord rassemblés ici pour être éclaircis.

Plus la « tour » est haute, plus le désordre et le chaos ont pu donner le ton à l'avance. Mais c'est désormais chose du passé, car les cases "5 plus 1" y ont mis fin !

Encadré 2 de votre nouvelle organisation du travail: à faire
Fondamentalement, tout ce qui nécessite une étape supplémentaire entre dans cette boîte. Qu'il s'agisse d'une lettre de réponse ou d'un appel, que vous ayez encore à remplir quelque chose, écrire quelque chose ou concevoir quelque chose: Tout d'abord, tout est dans la case 2. Je peux vous le dire maintenant: ce sera la boîte la plus importante sur votre bureau à l'avenir.

Encadré 3 de votre nouvelle organisation du travail: lire
La case 3 peut déjà déclencher l'anticipation au moment de ranger et de la remplir plus tard. C'est ici qu'interviennent tous les documents, journaux, publicités, etc. que vous souhaitez examiner de plus près "à l'occasion". Une simple lecture suffit souvent. Aucun travail supplémentaire n'est nécessaire pour les documents dans cette boîte. Ici, vous pouvez rassembler des articles spécialisés ou de nouvelles dispositions légales ainsi que tout ce qu'il y a à lire pour vous.

Dans la partie suivante, je vous informerai sur les cases 4 et 5 et comment vous pouvez vraiment ranger et travailler systématiquement. Mais: facile et sans grand effort.

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